Eine Sitzungsnotiz am Laptop, eine Honorarnote per E-Mail, ein Befund auf dem USB-Stick: In deiner Praxis begegnen dir sensible Daten an vielen Stellen. Eine geschützte Praxissoftware ist eine wichtige Grundlage. Mit einigen bewussten Gewohnheiten kannst du selbst viel zur Sicherheit beitragen.
Diese neun Tipps helfen dir, deinen digitalen Praxisalltag sicherer zu gestalten. Du kannst sie Schritt für Schritt umsetzen – beginne mit deinen wichtigsten Konten und den Geräten, auf denen du mit Klient:innendaten arbeitest.
1. Sichere Passwörter: Dein erster Schutzwall
Verwende für jedes Konto ein eigenes, langes Passwort. Wenn dieselben Zugangsdaten für deine Praxissoftware, dein E-Mail-Postfach und private Dienste gelten, kann ein einziges Datenleck mehrere Konten gefährden.
- Lass einen Passwortmanager unterschiedliche Passwörter erzeugen und speichern.
- Schütze den Passwortmanager mit einem starken Hauptpasswort.
- Teile Zugangsdaten nicht mit anderen Personen. Nutze eigene Konten, wenn ein Dienst das unterstützt.
- Ändere ein Passwort sofort, wenn du eine Offenlegung oder einen unbefugten Zugriff vermutest.
Dein erster Schritt: Prüfe, ob dein Praxissoftware-Konto und dein E-Mail-Postfach unterschiedliche Passwörter haben. Das Postfach verdient besonderen Schutz, weil darüber häufig andere Konten zurückgesetzt werden können.
2. Datenschutz verstehen und umsetzen
Überlege bei jedem Arbeitsablauf: Welche Daten brauche ich, wo liegen sie und wer kann sie sehen? Eine vertrauliche Dokumentation braucht auch klare Abläufe bei Versand, Ablage und Weitergabe.
- Prüfe Empfänger:innen und Anhänge vor jedem Versand.
- Nutze geschützte Übertragungswege für sensible Dokumente.
- Bewahre Informationen zu deinen eingesetzten Diensten und ihrer Datenverarbeitung übersichtlich auf.
- Lege fest, wie du Auskunftsanfragen, Einwilligungen und die Aufbewahrung deiner Unterlagen behandelst.
Im Praxisalltag: Eine Einwilligung ist nicht für jede Verarbeitung die passende Rechtsgrundlage. Kläre die Anforderungen deines konkreten Arbeitsablaufs bei Bedarf mit einer fachkundigen Datenschutzberatung. Informationen zur Verarbeitung in freudio findest du in unserer Datenschutzerklärung der Software.
3. Netzwerk- und Internetsicherheit
Nutze für deine Praxisarbeit möglichst eine Verbindung, die du selbst kontrollierst. Ein unbekanntes WLAN ist schwerer einzuschätzen als dein eigenes, aktuell gehaltenes Praxisnetz.
- Sichere deinen Router mit einem eigenen Administrationspasswort und halte seine Software aktuell.
- Richte für Gäste ein getrenntes WLAN ein, statt den Zugang zu deinem Praxisnetz weiterzugeben.
- Prüfe die Adresse deiner Praxissoftware, bevor du dich anmeldest.
- Umgehe keine Zertifikatswarnungen deines Browsers.
Unterwegs: Bei einem unbekannten WLAN kann der eigene mobile Hotspot die besser kontrollierbare Verbindung sein. Auch bei einer geschützten Verbindung solltest du vertrauliche Inhalte vor fremden Blicken schützen.
4. Geräte und Software aktuell halten
Sicherheitsupdates schließen bekannte Schwachstellen. Plane deshalb nicht nur die Aktualisierung deiner Praxissoftware ein, sondern auch die deiner Geräte, deines Browsers und deines Routers.
- Aktiviere automatische Sicherheitsupdates, wo sie angeboten werden.
- Starte Geräte neu, wenn ein Update das verlangt.
- Entferne Programme und Browser-Erweiterungen, die du nicht brauchst.
- Ersetze Systeme, für die keine Sicherheitsupdates mehr verfügbar sind.
Dein erster Schritt: Öffne die Update-Einstellungen deines Praxiscomputers und prüfe, ob noch Sicherheitsupdates ausstehen. Bei mehreren Geräten lohnt sich eine kleine Liste, damit Tablet und Smartphone ebenfalls berücksichtigt werden.
5. Zugänge mit einem zweiten Faktor schützen
Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung ergänzt dein Passwort um einen weiteren Nachweis, etwa eine Freigabe in einer Authenticator-App oder einen Sicherheitsschlüssel. Aktiviere sie bei deinen wichtigen Diensten, wenn sie angeboten wird.
- Beginne mit deinem E-Mail-Konto, dem Passwortmanager und Diensten mit sensiblen Daten.
- Bewahre Wiederherstellungscodes an einem geschützten Ort auf.
- Bestätige keine unerwarteten Anmeldeanfragen.
- Prüfe, ob ein Dienst alternativ Passkeys unterstützt.
Auf deinen Geräten: Richte zusätzlich eine Bildschirmsperre per Passwort, PIN oder biometrischer Freigabe ein. Die Gerätesperre und die Zwei-Faktor-Anmeldung an einem Onlinekonto schützen unterschiedliche Zugänge.
6. Eine sichere Arbeitsumgebung schaffen
Datenschutz beginnt auch am Schreibtisch. Ein entsperrter Bildschirm, ein offener Befund oder eine sichtbare Benachrichtigung können vertrauliche Informationen offenlegen.
- Sperre deinen Bildschirm, sobald du den Arbeitsplatz verlässt, und richte eine automatische Sperre ein.
- Lege Papierunterlagen in abschließbaren Schränken ab.
- Vermeide sensible Vorschauen in Benachrichtigungen auf dem Sperrbildschirm.
- Prüfe vor einer Bildschirmfreigabe, welche Fenster und Inhalte sichtbar sind.
Mit freudio: Der Inkognito-Modus pseudonymisiert angezeigte Klient:innennamen. Das hilft bei der Diskretion, verdeckt aber keine anderen vertraulichen Inhalte wie Sitzungsnotizen. Wähle deinen Arbeitsplatz weiterhin so, dass niemand mitlesen kann.
7. Phishing und Betrugsversuche erkennen
Eine Nachricht fordert dich auf, dein Konto sofort zu bestätigen oder einen unerwarteten Anhang zu öffnen? Nimm dir Zeit zum Prüfen. Auch vertraute Namen und Logos können nachgeahmt werden.
- Öffne wichtige Dienste über dein gespeichertes Lesezeichen oder die selbst eingegebene Adresse.
- Gib Passwörter und Bestätigungscodes nicht als Antwort auf E-Mails weiter.
- Prüfe ungewöhnliche Anfragen über einen zweiten, bereits bekannten Kontaktweg.
- Öffne unerwartete Anhänge erst, wenn du die Herkunft geklärt hast.
Wenn du bereits Zugangsdaten eingegeben hast: Öffne den echten Dienst auf einem vertrauenswürdigen Gerät, ändere das betroffene Passwort und kontaktiere den Anbieter. Prüfe auch weitere Konten, falls du das Passwort mehrfach verwendet hast.
8. Sicherheit regelmäßig überprüfen
Ein kurzer, wiederkehrender Check hilft dir, neue Geräte, Konten und Arbeitsabläufe im Blick zu behalten. Setze dir beispielsweise einmal im Monat einen festen Termin dafür.
- Prüfe Updates, Zugänge und Bildschirmsperren.
- Entferne nicht mehr benötigte Konten und Berechtigungen.
- Kontrolliere, wo heruntergeladene Befunde und Datenexporte gespeichert sind.
- Bewahre eigene Backups verschlüsselt und getrennt vom Arbeitsgerät auf.
- Teste, ob sich eine Sicherung tatsächlich wiederherstellen lässt.
Mit freudio: Du kannst deine Daten exportieren. Sobald du sie lokal speicherst, gehört auch der Schutz dieser Kopie zu deinem Arbeitsablauf. Nutze dafür geschützte Geräte oder verschlüsselte Datenträger und behalte den Ablageort im Blick.
9. Im Notfall richtig handeln
Ein verlorener Laptop, ein falsch versendeter Befund oder ein kompromittiertes Konto: Halte vorab fest, wen du in solchen Fällen kontaktierst. So kannst du bei einem Vorfall schneller reagieren.
- Schaden begrenzen: Sichere betroffene Zugänge. Bei vermuteter Schadsoftware trenne das Gerät vom Netzwerk und hole IT-Unterstützung.
- Dokumentieren: Halte fest, wann du den Vorfall bemerkt hast, welche Daten betroffen sein könnten und was du bereits getan hast. Bewahre relevante Nachrichten und Hinweise auf.
- Unterstützung holen: Kontaktiere den betroffenen Anbieter und gegebenenfalls deine IT- oder Datenschutzberatung.
- Meldepflicht prüfen: Bei einer Verletzung personenbezogener Daten musst du das Risiko für die betroffenen Personen bewerten.
Die österreichische Datenschutzbehörde erläutert: Eine meldepflichtige Datenschutzverletzung ist unverzüglich und möglichst innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden zu melden. Eine Meldung kann unterbleiben, wenn voraussichtlich kein Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen besteht. Bei voraussichtlich hohem Risiko sind auch die betroffenen Personen unverzüglich zu informieren. Die Einzelheiten findest du bei der Datenschutzbehörde zur Data-Breach-Meldung.
Bei Fragen zu freudio: Unser Team erreichst du unter info@freudio.com, den Datenschutzkontakt unter datenschutz@freudio.com. Beschreibe zunächst den Vorfall, ohne Passwörter oder Klient:innendokumente mitzuschicken.
Deine Sicherheitsroutine: Heute anfangen
Beginne mit drei überschaubaren Schritten: ein eigenes Passwort für jedes wichtige Konto, aktuelle Geräte und eine automatische Bildschirmsperre. Ergänze anschließend den Schutz deiner lokalen Kopien und einen erreichbaren Notfallkontakt.
Wie freudio deine Arbeit mit Verschlüsselung, EU-Hosting und weiteren Schutzfunktionen unterstützt, erfährst du auf unserer Seite Datenschutz & Sicherheit.
