Du schreibst deine Honorarnote, dein:e Klient:in bezahlt und du bestätigst den Zahlungseingang. Brauchst du dafür schon eine Registrierkasse? Gerade beim Start einer psychotherapeutischen Praxis ist oft unklar, was hinter dieser Pflicht steckt und ob ein Kartenterminal dafür ausreicht.
Die kurze Antwort für Österreich: Die Registrierkassenpflicht setzt grundsätzlich ab 15.000 € Jahresumsatz je Betrieb ein, sofern die Barumsätze mehr als 7.500 € im Jahr betragen. Auch Bankomat- und Kreditkartenzahlungen vor Ort zählen dazu. Eine Registrierkasse kann ein eigenes Gerät oder eine Software sein. Ein reines Bezahlterminal erfüllt eine andere Aufgabe. Die gesetzlichen Grundlagen findest du in § 131b Bundesabgabenordnung.
Hier erfährst du, wie du die Grenzen für deine Praxis einschätzt, welche Lösung du kaufen oder buchen kannst und worauf du bei Kosten und Einrichtung achten solltest.
Du möchtest es mit deinen eigenen Zahlen prüfen? Im kostenlosen Registrierkassenpflicht-Check stellst du Gesamtumsatz, Bargeld und Kartenzahlungen ein und siehst direkt, ob die Umsatzgrenzen erfüllt sind. Die rechtlichen Voraussetzungen und den Beginn der Pflicht erklären wir dir hier im Artikel.
Ab wann brauchen Psychotherapeut:innen eine Registrierkasse?
Die Registrierkassenpflicht betrifft auch selbstständig tätige Psychotherapeut:innen. Entscheidend sind die Umsätze deines Betriebs. Der BMF-Leitfaden zur Registrierkassenpflicht nennt Psychotherapeut:innen ausdrücklich als Beispiel.
- Gesamtumsatz: ab 15.000 € netto pro Jahr und Betrieb.
- Davon Barumsätze: mehr als 7.500 € netto pro Jahr.
Du musst beide Voraussetzungen im Blick behalten. Eine gut ausgelastete Praxis braucht deshalb nicht automatisch eine Registrierkasse: Bei ausschließlich überwiesenen Honoraren entstehen keine Barumsätze. Umgekehrt reichen Barumsätze über 7.500 € allein nicht aus, solange der Gesamtumsatz unter 15.000 € bleibt.
Was bedeutet „netto“ bei Psychotherapie?
Gemeint ist der Umsatz ohne Umsatzsteuer. Wenn du für deine Leistungen keine Umsatzsteuer verrechnest, ziehst du für diese Berechnung auch keine fiktive Steuer ab. Eine Umsatzsteuerbefreiung befreit dich nicht automatisch von der Registrierkassenpflicht. Das gilt grundsätzlich auch bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung. Der aktuelle BMF-Erlass stellt klar, dass auch umsatzsteuerbefreite Unternehmen erfasst sind.
Rechne mit den Umsätzen deiner Praxis; ein Gehalt aus einer zusätzlichen Anstellung gehört nicht zu ihrem Betriebsumsatz. Bei mehreren selbstständigen Tätigkeiten oder einer Gemeinschaftspraxis solltest du die betriebliche Zuordnung mit deiner Steuerberatung klären.
Zählen Kartenzahlungen als Barumsatz?
Ja. Für die Registrierkassenpflicht zählen auch Bankomat- und Kreditkartenzahlungen vor Ort als Barumsätze. Dass das Geld anschließend auf deinem Bankkonto landet, ändert daran nichts. Die WKO erläutert die erfassten Zahlungsarten.
| Zahlungsart | Barumsatz? | Beispiel aus der Praxis |
|---|---|---|
| Bargeld | Ja | Das Honorar wird nach der Sitzung bar bezahlt. |
| Bankomat- oder Kreditkarte vor Ort | Ja | Die Zahlung erfolgt am Terminal in deiner Praxis. |
| Banküberweisung | Nein | Dein:e Klient:in überweist die Honorarnote per Onlinebanking. |
| Dauerauftrag oder Lastschrift | Nein | Das Honorar wird über das Bankkonto abgewickelt. |
Überweisungen, Daueraufträge und Einziehungsaufträge werden laut BMF-Erlass nicht als Barzahlungen behandelt. Bei Online-Zahlungsdiensten hängt die Einordnung vom konkreten Ablauf ab; die Tabelle bezieht sich bei Karten ausdrücklich auf Zahlungen vor Ort.
Drei Beispiele zur Orientierung
- 30.000 € Gesamtumsatz, alles per Überweisung: keine Registrierkassenpflicht aufgrund dieser Umsätze.
- 30.000 € Gesamtumsatz, davon 6.000 € bar und 3.000 € per Karte vor Ort: Zusammen ergeben sich 9.000 € Barumsatz. Die Voraussetzungen sind erfüllt.
- 30.000 € Gesamtumsatz, davon 5.000 € bar, der Rest überwiesen: Die Barumsatzgrenze ist nicht überschritten.
Die Beispiele zeigen, ob die Umsatzgrenzen erreicht sind. Für den tatsächlichen Beginn der Pflicht kommt zusätzlich die gesetzliche Übergangsfrist dazu.
Ab welchem Datum musst du die Kasse verwenden?
Wenn du die Umsatzgrenzen erstmals überschreitest, beginnt die Registrierkassenpflicht mit dem ersten Tag des viertfolgenden Monats nach Ablauf des betreffenden Umsatzsteuer-Voranmeldungszeitraums. Dieser Zeitraum kann ein Monat oder ein Quartal sein. Die Regel und Beispiele findest du im Unternehmensserviceportal.
Beispiel: Du überschreitest im April 2026 erstmals beide Grenzen. Bei monatlichem Voranmeldungszeitraum brauchst du die Kasse ab 1. August 2026. Bei vierteljährlichem Zeitraum endet das betroffene Quartal am 30. Juni; dann beginnt die Pflicht am 1. Oktober 2026.
Warte also nicht automatisch bis zum nächsten Jahreswechsel. Prüfe deine kumulierten Umsätze während des Jahres und kläre rechtzeitig, welcher Voranmeldungszeitraum für dich maßgeblich ist. Das ist auch dann relevant, wenn du wegen einer Umsatzsteuerbefreiung keine laufenden Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgibst.
Was ist eine Registrierkasse überhaupt?
Eine Registrierkasse, manchmal kurz „ReKa“ genannt, ist ein elektronisches System, das einzelne Bareinnahmen aufzeichnet und die dazugehörigen Belege erstellt. Du musst dir darunter keine große Ladenkasse mit Geldschublade vorstellen. Auch eine Software am Computer, eine App oder ein System im Browser kann diese Aufgabe erfüllen.
Für Österreich muss die Lösung die Anforderungen der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) erfüllen. Dazu gehören insbesondere eine technische Sicherheitseinrichtung gegen Manipulation, signierte Belege und ein exportierbares Datenerfassungsprotokoll. Dieses Protokoll dokumentiert die einzelnen Buchungen. Die technischen FAQ der WKO erklären auch Lösungen auf bestehenden Computern und mit Online-Signatur.
Eine Rechnung als PDF oder ein Eintrag in einer Excel-Liste erfüllt diese Anforderungen für sich allein nicht. Frage bei einem Softwareangebot deshalb ausdrücklich nach der österreichischen RKSV-Funktion.
Registrierkasse oder POS-Terminal: Was ist der Unterschied?
Ein Bezahlterminal nimmt Kartenzahlungen an. Ein Registrierkassensystem zeichnet die betreffenden Umsätze nach den steuerlichen Vorgaben auf. Beide Funktionen können in einer Lösung verbunden sein, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben.
„POS“ steht für „Point of Sale“. Der Begriff wird sowohl für Kartenterminals als auch für ganze Kassensysteme verwendet. Entscheidend ist deshalb der tatsächliche Funktionsumfang des Angebots.
| Frage | Reines Kartenterminal | Registrierkasse |
|---|---|---|
| Was ist die Aufgabe? | Kartenzahlungen abwickeln | Umsätze erfassen und Kassenbelege erstellen |
| Kann ich damit Bargeld dokumentieren? | Üblicherweise keine Kassenfunktion für Bargeld | Ja |
| Erfüllt es die österreichische RKSV? | Nur mit einer entsprechenden zusätzlichen Kassenfunktion | Die gewählte Lösung muss dafür ausgelegt sein |
| Welchen Beleg erhalte ich? | Bestätigung der Kartentransaktion | Kassenbeleg mit den vorgeschriebenen Angaben |
Für deinen Einkauf bedeutet das: Ein Terminal, das „Zahlung erfolgreich“ anzeigt oder einen Zahlungsbeleg druckt, ersetzt allein noch keine RKSV-konforme Kasse. Lass dir die Kassenfunktion, einen Musterbeleg und den Export des Datenerfassungsprotokolls zeigen. Die BAO verlangt ein geschütztes Aufzeichnungssystem; die reine Zahlungsabwicklung reicht dafür nicht.
Brauche ich auch unterhalb der Grenzen einen Beleg?
Ja. Die Belegerteilungspflicht besteht grundsätzlich schon ab der ersten Barzahlung. Sie ist von der Pflicht zur Verwendung einer Registrierkasse zu unterscheiden. Auch eine kleine Praxis muss daher für bar oder per Karte vor Ort bezahlte Honorare einen passenden Beleg ausstellen.
Ohne Registrierkassenpflicht kann das beispielsweise ein händisch ausgestellter Beleg sein. Er braucht unter anderem deine eindeutige Unternehmensbezeichnung, eine fortlaufende Nummer, das Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung sowie den Betrag. Eine Zweitschrift ist grundsätzlich sieben Jahre ab Ende des Ausstellungsjahres aufzubewahren. Bei Registrierkassenbelegen kommen zusätzliche Angaben dazu. Grundlage ist § 132a BAO.
Reicht meine Honorarnote?
Eine Honorarnote kann zugleich als Zahlungsbeleg dienen, wenn sie die jeweils vorgeschriebenen Angaben enthält und der Zahlungsvorgang korrekt dokumentiert ist. Eine noch unbezahlte Rechnung bestätigt dagegen keinen Zahlungseingang. Besteht Registrierkassenpflicht, muss die Barzahlung zusätzlich im Kassensystem erfasst werden; ein bloßer Vermerk „bezahlt“ ersetzt die Kassenfunktion nicht.
Muss ich jeden Beleg ausdrucken?
Ein Beleg kann auch elektronisch übermittelt werden, etwa per E-Mail. Seit 1. Oktober 2026 ist außerdem eine digitale Bereitstellung zum Auslesen vor Ort möglich, beispielsweise über eine entsprechende Bildschirmanzeige. Klient:innen und Abgabenbehörden können weiterhin einen Papierbeleg verlangen. Das USP erklärt die neue digitale Belegerteilung. Plane deshalb auch bei einer digitalen Lösung eine Möglichkeit zum Ausdruck ein.
Wie kaufst oder buchst du eine Registrierkasse?
Für deine Praxis kommen drei Wege infrage: ein eigenes Kassengerät, eine separate Kassensoftware oder eine Registrierkassen-Erweiterung in deiner Praxissoftware. Ein Abo kann die Anschaffung eines eigenen Kassengeräts ersetzen.
- Prüfe deinen Bedarf: Wie viele Bar- und Kartenzahlungen hast du? Arbeitest du an einem festen Platz oder auch unterwegs?
- Frage bei deiner Praxissoftware nach: Gibt es bereits ein RKSV-Modul? Ist es im Paket enthalten oder kostet es zusätzlich?
- Hole ein vollständiges Angebot ein: Lass dir Einrichtung, Signaturdienst, laufende Gebühren, Updates, Support und benötigte Hardware aufschlüsseln.
- Teste deinen Ablauf: Honorarnote erstellen, Zahlung erfassen, Beleg ausgeben und eine fehlerhafte Buchung nachvollziehbar stornieren. Lass dir außerdem den Datenexport zeigen.
- Kläre die Inbetriebnahme: Wer übernimmt die Registrierung in FinanzOnline, wer erstellt und prüft den Startbeleg und welche Daten musst du bereitstellen?
Bei einer Cloud-Lösung gehört auch die Internetverbindung zur Planung: Lass dir erklären, was bei einem Ausfall passiert. Die WKO-Checkliste zur Anschaffung hilft dir, Angebote anhand von Funktionen, technischen Voraussetzungen und Gesamtkosten zu vergleichen.
Die Inbetriebnahme umfasst die Sicherheitseinrichtung, die Registrierung von Kasse und Sicherheitseinrichtung sowie die Erstellung und Prüfung des Startbelegs. Manche Programme unterstützen diese Schritte direkt. Den Ablauf beschreibt das BMF-Handbuch zu FinanzOnline und Registrierkassen.
Wie viel kostet eine Registrierkasse ungefähr?
Der Preis hängt davon ab, ob du ein Gerät kaufst, eine Software abonnierst oder eine vorhandene Praxissoftware erweiterst. Vergleiche deshalb immer die Kosten des gesamten benötigten Ablaufs.
- Eigenes Kassengerät: Die WKO nennt für eine einfache Registrierkasse mit Sicherheitssystem 400 bis 1.000 € als grobe Anschaffungsorientierung. Die Angabe ist eine ältere Schätzung; ein aktuelles Angebot kann davon abweichen.
- Software oder Cloud-Kasse: Hier gibt es häufig laufende Gebühren. Ob Signatur, Einrichtung, Updates und Support enthalten sind, hängt vom Anbieter ab. Ein vorhandener Computer kann zusätzliche Geräte überflüssig machen.
- Erweiterung einer Praxissoftware: Bei freudio kostet die optionale Registrierkasse 14,90 € pro Monat oder 149 € pro Jahr, jeweils zzgl. USt. Das gewählte Praxissoftware-Paket kommt dazu.
Denke an mögliche Zusatzkosten: Drucker, Papier, Einrichtung oder ein Signaturdienst können je nach Angebot separat verrechnet werden. Wenn du zusätzlich Kartenzahlungen anbieten möchtest, prüfe auch Terminalkosten und Transaktionsgebühren. Diese gehören zur Zahlungsabwicklung und kommen gegebenenfalls zu den Kassenkosten hinzu.
Alle Preisbeispiele beziehen sich auf den Recherchezeitpunkt im Oktober 2026. Prüfe bei einem konkreten Angebot auch, ob die ausgewiesenen Beträge Umsatzsteuer enthalten.
Wie kann eine Praxissoftware wie freudio bei der Registrierkasse helfen?
Eine Praxissoftware mit integrierter Registrierkasse hilft dir, Barzahlungen und die zugehörigen Belege direkt bei deinen Honorarnoten zu verwalten. In freudio kannst du eine integrierte Registrierkasse als optionale Erweiterung dazubuchen. Du organisierst deine Praxis weiter in derselben Software und ergänzt die Kassenfunktion, sobald du sie benötigst.
Du prüfst deine Unternehmensdaten und meldest die Kasse über freudio mit den erforderlichen FinanzOnline-Zugangsdaten an. Anschließend erfasst du eine Barzahlung zur passenden Honorarnote. freudio erstellt den signierten Beleg, den du per E-Mail versenden oder ausdrucken kannst. Das Datenerfassungsprotokoll lässt sich exportieren. Für die Signatur nach der österreichischen RKSV ist fiskaly SIGN AT eingebunden.
Damit bleiben Honorarnote, Zahlung und Beleg zusammen. Das ist besonders praktisch, wenn du bereits deine Rechnungserstellung und Buchhaltung mit freudio organisierst. Mehr zum Ablauf findest du unter Registrierkasse für Psychotherapie.
Was gehört nach der Einrichtung zum laufenden Betrieb?
Nach der Aktivierung brauchst du einen verlässlichen Ablauf für Zahlungen, Belege und Sicherungen. Kläre beim Anbieter, welche Aufgaben die Software übernimmt und welche du selbst erledigen musst.
- Zahlungen einzeln erfassen: Halte Barzahlungen und Kartenzahlungen vor Ort im passenden Kassenablauf fest.
- Belege ausgeben: Übermittle oder übergib den Beleg bei der Zahlung.
- Daten sichern: Das Datenerfassungsprotokoll ist mindestens vierteljährlich auf einem externen elektronischen Medium unveränderbar zu sichern. Die Vorgabe steht in § 7 RKSV.
- Jahresbeleg einplanen: Erstelle den Jahresbeleg, bewahre ihn auf und führe die Prüfung spätestens bis 15. Februar des Folgejahres durch. Die WKO erläutert die Jahresbelegprüfung.
Wenn du ausschließlich Überweisungen annimmst, brauchst du aufgrund dieser Zahlungen keine Registrierkasse. Sobald du Bargeld oder Kartenzahlungen vor Ort ergänzt, lohnt sich der regelmäßige Blick auf beide Umsatzgrenzen. So kannst du die passende Lösung rechtzeitig einrichten.
Quellen und Stand der Informationen
Stand: 12. Oktober 2026. Dieser Artikel bezieht sich auf Österreich.
- RIS: § 131b BAO – Registrierkassenpflicht
- RIS: § 132a BAO – Belegerteilung
- USP: Umsatzgrenzen und Beginn der Registrierkassenpflicht
- USP: Digitale Belegerteilung ab Oktober 2026
- BMF: Erlass vom 23. Juni 2026
- WKO: Fragen und Antworten zur Registrierkassenpflicht
- WKO: Worauf du bei der Anschaffung achten solltest
Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Bei konkreten Fragen zur Registrierkassenpflicht deiner Praxis oder zum Beginn der Pflicht wende dich bitte an deine Steuerberaterin oder deinen Steuerberater.
Über den Autor
Claudio Rebernig
Mitgründer von freudio · BA Geschichte, Universität Wien
Claudio Rebernig ist Mitgründer von freudio und hat Geschichte an der Universität Wien studiert. Er unterstützt Nutzer:innen im persönlichen Support und schreibt im freudio-Blog über Praxissoftware und den Ansatz hinter freudio.
